Orchestre National de Jazz recrute : Administratrice / Administrateur (2024)

SiteOrchestre National de Jazz

Créé en 1986 par le ministère de la Culture pour affirmer dans un geste politique fort sa volonté de reconnaissance du jazz, l’Orchestre National de Jazz est une association qui gère plusieurs activités: création, diffusion, action culturelle, valorisation du patrimoine.

L’ONJ mène un projet artistique et culturel aux missions d’intérêt général élargies dont la mise en œuvre implique une grande ouverture et un partage de l’outil au service du secteur du jazz et de sa diversité.

L’équipe est constituée de 6 salarié·e·s permanent·e·s (directeur.rice général.e et artistique, administrateur.rice, responsable de la communication / presse, responsable de la diffusion, responsable de l’action culturelle, chargée de production), et d’une centaine de salarié·e·s intermittent·e·s (musicien·ne·s, comédien·ne·s, collaborateur·trice·s artistiques, directeur technique et technicien·ne·s).

Missions

Dans le cadre des missions de l’ONJ, sous l’autorité de la Direction général·e et artistique, et en coopération avec l’ensemble de l’équipe, le/la titulaire du poste sera responsable de la gestion administrative, budgétaire, financière, juridique et sociale de l’association.

À ce titre, il/elle remplit les missions suivantes

Gestion comptable, budgétaire, fiscale et financière :

• Élaboration et suivi des budgets de la structure et des projets mis en œuvre, en lien avec l’ensemble des collaborateur·trice·s de la structure.
• Mise en place d’une stratégie de recherche de financements et de partenariats en fonction des plannings de création, de diffusion des programmes et d’enregistrements des disques.
• Veille et établissem*nt des dossiers de subventions et de leurs bilans, relations avec la tutelle.
• Participation, avec l’équipe de l’ONJ, à la recherche de financements complémentaires.
• Validation des procédures d’achats, de ventes et de facturation.
• Supervision de la saisie comptable avec le cabinet comptable, mise en place et suivi des analytiques.
• Accompagnement du commissaire aux comptes dans ses démarches (transmission des états de fin d’exercice, justification et calculs des provisions…).
• Organisation générale de la structure, mise en place et suivi des procédures de gestion (mouvements de trésorerie, gestion des stocks, inventaire…).
• Dépôt des comptes annuels.

Gestion administrative et juridique

• Préparation et suivi des conseils d’administration en lien avec la Présidente:Convocation des administrateur·trice·s et envoi de l’ordre du jour.
• Élaboration des documents pour les conseils d’administration (procès-verbaux, budgets, rapports d’activités et de gestion annuels).
• Établissem*nt d’indicateurs de pilotage de la structure en collaboration avec la Direction général·e et artistique.
• Veille sociale, fiscale et juridique:Déclarations liées aux modifications de l’association.
• Réalisation des dossiers de demandes de renouvellement de la licence d’entrepreneur de spectacles et d’autres demandes d’agrément (service civique…).

Gestion des ressources humaines

• Gestion administrative des salariés (contrats de travail, mise en place du plan de formation, médecine du travail…).
• Gestion de la paie avec le logiciel GHS sPAIEctacle (contrats, paies et documents associés, déclarations aux organismes sociaux, suivi et règlements).
• Participation aux entretiens de recrutements, à la politique salariale, à l’élaboration des fiches de poste.
• Coordination des activités et préparation des réunions d’équipe.

Gestion administrative de la production

• Suivi analytique des coûts plateaux, des prix de cession en lien avec le budget de la structure et réalisation de documents de synthèse annuel.
• Négociation et réalisation des conventions de partenariats, de résidences, d’assurance…
• Établissem*nt et vérification des contrats de cession, de coproduction et de coréalisation…
• Déclarations et demandes d’autorisations liées aux concerts.
• Validation des devis et règlement des factures aux prestataires.
• Gestion des déclarations aux sociétés de gestion des droits pour tous types de productions.
• Suivi et validation des coûts de production (voyages, défraiements repas…), facturation aux lieux d’accueil le cas échéant.
• Bilan annuel des coûts de production, réalisé en lien avec les salarié·e·s en charge de la production.

Label ONJ Records et production phonographique :

• Gestion des déclarations aux sociétés de gestion des droits.
• Établissem*nt des contrats liés à l’activité phonographique.
• Collecte des états de ventes de disques physiques et numériques auprès du distributeur.
• Bilans annuels des ventes de disques physiques et numériques.

Description du profil recherché

• Formation et expérience solide d’au moins 3 ans en lien avec le poste à pourvoir.
• Rigueur, sens de l’organisation, autonomie et capacité d’adaptation.
• Sens du relationnel.
• Disposition pour le travail en équipe.

Date limite de candidature:7 juin 2024.
Date de prise de fonction:dès que possible.
Type de contrat : CDI temps plein.
Statut:Cadre, Groupe 2 de la CCNEAC.
Rémunération:Selon expérience.

Conditions d’engagement
Mutuelle niveau 3 (prise en charge par l’employeur à 100%).
Tickets Restaurant (prise en charge 50%), Pass Navigo (prise en charge 50%).

Candidature (CV + lettre de motivation) à adresser par e-mail à l’attention de Frédéric Maurin, Directeur général et artistique de l’ONJ: